Die Eventplanungs-Checkliste für Event- und Kongresszentren

Eines Ihrer größten Verkaufsargumente als Kongresszentrum oder öffentlicher Veranstaltungsort ist Ihre Fähigkeit, Großes zu bewirken. Frischen Sie Ihren Plan mit dieser Eventplanungs-Checkliste für Firmenveranstaltungen, private Feiern und Hochzeiten sowie große Unterhaltungsveranstaltungen auf.

Warum Veranstaltungszentren eine Checkliste brauchen

Es passiert. Sie planen etwas sorgfältig und vergessen trotzdem einen wichtigen Punkt – oder Sie gehen eine gut einstudierte Routine durch und verpassen trotzdem einen Schritt. Wir alle haben Momente erlebt, in denen Murphys Gesetz uns persönlich angegriffen zu haben scheint.

Fehler und Versäumnisse passieren jedem. Eine umfassende Checkliste kann eine enorme Absicherung gegen diese Fehler bieten, insbesondere wenn viel auf dem Spiel steht. Es verschafft Ihnen und Ihrem Veranstaltungsteam einen klaren Überblick über jeden Schritt des Veranstaltungsplanungsprozesses und zeigt Ihnen, was Sie bereits erledigt haben und was noch erledigt werden muss – damit nichts untergeht.

Ein funktionsfähiges, reproduzierbares System, das zeitliche Verantwortlichkeit gewährleistet, wird Ihnen dabei helfen, den Stress zu überwinden, der entsteht, wenn die Last der Welt (oder des größten Veranstaltungsvertrags, den Sie je veranstaltet haben) auf Ihren Schultern lastet.

Wo soll ich anfangen?

Wenn Sie mit der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung beginnen, sind hier einige wichtige Schritte, die Sie unternehmen müssen.

1. Stellen Sie ein Team zusammen

Der Erfolg einer Firmenveranstaltung hängt von einer sorgfältigen Planung und einer koordinierten Teamarbeit ab. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Planung einer Veranstaltung genügend geeignete Leute an Ihrer Seite haben.

2. Machen Sie einen Plan und delegieren Sie ihn

Identifizieren Sie Veranstaltungsziele, Vorgaben und Budget. Als Nächstes weisen Sie den Mitgliedern Ihres Veranstaltungsteams Verantwortlichkeiten zu. Bevor Sie an Teammitglieder delegieren, müssen Sie das Projekt vom Gesamtbild auf einzelne Aufgaben herunterbrechen.

3. Nutzen Sie die verfügbare Technologie

Wenn große Aufgaben anstehen, reichen ein gelber juristischer Notizblock und eine OneNote-Kalenderliste einfach nicht aus. Erwägen Sie den Einsatz von Eventplanungs-Apps oder Task-Managern wie Cvent, Vivien, monday.com oder Tripleseat, um alle an einem leicht zugänglichen Ort an Bord zu bringen.

4. Erstellen Sie Ihre individuelle Checkliste für die Eventplanung

Sie haben ein Team und ein Ziel. Jetzt ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen und Ihren Plan zu schmieden! MityLite® weiß, wie kompliziert die Planung von Veranstaltungen sein kann, und wir stehen Ihnen zur Seite. Die ausführliche Event-Checkliste unten kann Ihnen dabei helfen, jede Veranstaltung durch nahtlose und zielgerichtete Hintergrundarbeit zu einem Erfolg zu machen.

Bei dieser Event-Checkliste wird davon ausgegangen, dass Ihr Team die Veranstaltung vollständig kontrolliert. Passen Sie es gerne an Ihren Veranstaltungsort an. Auch wenn einige Bereiche nicht auf Sie zutreffen, denken Sie daran, dass es immer eine gute Idee ist, zu wissen, was ein Veranstaltungsortmieter mitbringt, und sicherzustellen, dass sich jeder über seine Verantwortlichkeiten im Klaren ist.

Frühzeitige Planung (4–6+ Monate im Voraus)

1. Kostenvoranschläge einholen

• Essen und Getränke
• Möbel
• Dekorationen
• Vermietung und Kauf von Ausrüstung
• Rednerhonorare
• Anreise und Unterkunft für Gäste und Mitarbeiter
• Versicherung
• Werbung
• Sicherheit
• Geschenke und Preise

2. Branding etablieren

• Erstellen oder ändern Sie eine Website, Software und benötigte Apps
• Erstellen Sie Logos, Slogans und andere Markenrichtlinien
• Erstellen Sie einen Einführungs- und Werbeplan

3. Stellen Sie Kontakt zu Rednern, Entertainern und besonderen Gästen her.

4. Stellen Sie Kontakt zu Sponsoren und Unterstützungspartnern her.

5. Weisen Sie alle Aufgaben und Zeitpläne zu:

• Stellen Sie sicher, dass jedes Ausschussmitglied sich seiner Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst ist

6. Beginnen Sie mit der Frühbucherregistrierung:

• Sammeln Sie gegebenenfalls Anbieter und andere Teilnehmer
• Bieten Sie Anbietern/Partnern/speziellen Interessengruppen eine Frühbucherregistrierung an
• Nutzen Sie dieses Verfahren, um das öffentliche Interesse im Zusammenhang mit Werbung einzuschätzen und zu wecken
• Beheben Sie Fehler und schließen Sie den Registrierungsprozess und die Gebühren ab

7. Überprüfen und schließen Sie alle externen Verträge ab.

8. Stellen Sie das Budget fertig.

Vorbereitungen in der Mittelphase (2–4 Monate im Voraus)

1. Aktualisieren Sie die allgemeine To-Do-Liste des Ausschusses und überprüfen Sie die Zeitpläne.

2. Überprüfen Sie das Budget.

3. Definieren Sie Redner und Gäste:

• Präsentationen überprüfen
• Besorgen Sie sich Biografien, Fotos und geeignete Medienmaterialien
• Treffen Sie Reise- und Unterkunftsvorbereitungen
• Überprüfen Sie Sonderwünsche oder Präsentationsanforderungen

4. Erstellen Sie ein Ereignisskript/einen Zeitplan.

5. Organisieren Sie die Eventlogistik:

• Legen Sie ein Menü und Servierarrangements fest
• Überprüfen Sie die Menge und Verfügbarkeit von A/V-Geräten
• Mieten Sie zusätzliche A/V-Dienste – Fotografie, Videografie, DJ, Beleuchtung usw.
• Untersuchen Sie den Verkehrsflussbedarf (sowohl innerhalb des Veranstaltungsortes als auch auf der Straße in den Gemeinden).
• Erstellen Sie Beschilderungen und Werbung
• Überprüfen Sie die Sicherheitsanforderungen/-pläne
• Prüfen Sie, ob Sondergenehmigungen, Lizenzen, Versicherungen usw. erforderlich sind.

6. Berücksichtigen Sie die Anforderungen an die Gestaltung des Veranstaltungsortes:

• Gestalten Sie Veranstaltungsflächen, planen Sie die Raumnutzung und erstellen Sie Grundrisse und Raumaufteilungen
• Berechnen und bewerten Sie die Einrichtung – haben Sie genug Industrie? Tische, Stühle, Bettwäsche, Ladestationen, Raumteiler, und andere für diese Veranstaltung geeignete Einrichtungsgegenstände?
• Schätzen Sie die erforderliche Vorbereitungs- und Abbauzeit vor, während und nach der Veranstaltung ein – stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Personal verfügen
• Bewerten Sie die Barrierefreiheitsanforderungen (Toiletten, Rollstuhlzugänglichkeit, Dolmetscher usw.)

7. Entwickeln Sie zusätzliche Werbeartikel:

• Nutzen Sie frühzeitige Reaktionen auf Werbung und Registrierung, um eine Feinabstimmung vorzunehmen und eine umfassende Werbung zu starten
• Erstellen Sie Einladungen, Programme, Poster, Tickets und andere Druckmaterialien
• Erstellen Sie Medienkits
• Erweitern Sie Medieneinladungen
• Starten Sie Social-Media-Kampagnen
• Bestellen Sie Swag

Endgültige Details (1 Woche–2 Monate vor der Veranstaltung)

• Bestätigen Sie die gesamte Finanzierung und Budgetverwendung.
• Aktualisieren Sie die fokussierte Aufgabenliste des Ausschusses und bestätigen Sie die Zeitpläne.
• Beginnen Sie mit der allgemeinen Registrierung.
• Planen Sie Erinnerungen an die Veranstaltung für Mailinglisten und Social-Media-Beiträge.
• Führen Sie abschließende Bestätigungen mit den Moderatoren durch
• Führen Sie einen letzten Medienangriff durch.

Countdown für die letzte Woche

1. Überprüfen Sie alle To-Do-Listen und Aufgaben:

• Erstellen Sie Backup-Pläne für Worst-Case-Szenarien

2. Finalisieren Sie das Ereignisskript:

• Machen Sie einen ausführlichen Rundgang durch die Veranstaltung
• Finalisieren Sie die Raumaufteilung und Sitzpläne
• Testen Sie alle A/V-Geräte
• Bewerten Sie Ihren Bedarf an Verlängerungskabeln, Steckdosenleisten oder Adaptern
• Beachten Sie alle Anschlüsse, die für die A/V der Veranstaltung benötigt werden und den Teilnehmern und Moderatoren zur Verfügung gestellt werden können

3. Registrierung abschließen:

• Überprüfen Sie die endgültigen Anmeldungen dreimal
• Erstellen Sie Namensschilder
• Geben Sie Caterern, Sicherheitskräften usw. endgültige Registrierungsnummern weiter.

4. Bringen Sie Beschilderungen und zusätzliche Medienmaterialien an.

5. Stellen Sie sicher, dass verschiedene Büroartikel (Stifte, Papier, Hefter, Registrierungsmaterialien usw.) vorrätig und für den kurzfristigen Bedarf verfügbar sind.

6. Bestätigen Sie, dass alle Werbegeschenke, Werbeartikel und anderen bestellten Materialien abgerechnet und vor Ort sind.

Aufbau und Veranstaltungsmanagement vor Ort

• Bewahren Sie alle wichtigen Papiere und Materialien an einem sicheren, dafür vorgesehenen Ort auf.
• Melden Sie sich bei allen Teams und Teamleitern.
• Checken Sie bei VIPs, Rednern usw. ein.
• Richten Sie ein „Lost and Found“-System ein.

Aktivitäten nach der Veranstaltung

1. Nehmen Sie sich die Zeit, die Veranstaltung mit Ihrem Team durchzugehen und Ihre Bemühungen zu bewerten.

2. Aktualisieren und bewerten Sie Ihr Budget.

3. Senden Sie Dankesschreiben/Geschenke an:

• Sponsoren und Spender
• Freiwillige
• Moderatoren
• Medien
• Gemietete Dienstleistungen wie Catering und Sicherheit

4. Werbung machen:

• Erstellen Sie ein Follow-up-Medienkit
• Versenden Sie E-Mails und veröffentlichen Sie Social-Media-Beiträge mit Veranstaltungshighlights
• Aktualisieren Sie die Website und schließen Sie alle veranstaltungsspezifischen Softwareprogramme

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Haben wir schon erwähnt, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie genug davon haben? Tische, Stühle, und andere wichtige Einrichtungsgegenstände für Ihre Veranstaltung? Und wie ist die Qualität Ihres Veranstaltungsortes? Tanzfläche durchhalten? Haben Sie sichergestellt, dass es sich in ausgezeichnetem Zustand befindet und für starke Beanspruchung und Missbrauch bereit ist?

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