A lista de verificação de planejamento de eventos para centros de eventos e convenções

Um dos seus maiores pontos de venda como centro de convenções ou local de hospedagem pública é a sua capacidade de fazer grandes coisas acontecerem. Atualize seu plano de jogo com esta lista de verificação de planejamento de eventos para eventos corporativos, festas privadas e casamentos e grandes eventos de entretenimento.

Por que os centros de eventos precisam de uma lista de verificação

Acontece. Você planeja algo cuidadosamente e ainda assim esquece um item crucial – ou segue uma rotina bem ensaiada e ainda assim perde um passo. Todos nós já passamos por momentos em que a lei de Murphy parece nos colocar sob um ataque pessoal.

Erros e descuidos acontecem com todos. Uma lista de verificação abrangente pode adicionar uma enorme camada de segurança contra esses erros, especialmente quando os riscos são altos. Ele dá a você e à sua equipe de eventos uma imagem clara de cada etapa do processo de planejamento do evento, mostrando o que você já cuidou e o que ainda precisa ser feito, para que nada passe despercebido.

Ter um sistema viável e duplicável que forneça responsabilidade no cronograma ajudará a superar o estresse de sentir que o peso do mundo (ou o maior contrato de local que você já organizou) está sobre seus ombros.

Por onde começar

Ao começar a se preparar para o seu evento, aqui estão algumas etapas importantes que você precisará seguir.

1. Monte uma equipe

O sucesso de um evento corporativo depende de um planejamento cuidadoso e de um esforço coordenado da equipe. Certifique-se de ter um número suficiente de pessoas certas ao seu lado ao planejar qualquer evento.

2. Faça um plano e delegue

Identifique metas, objetivos e orçamento do evento. Em seguida, atribua responsabilidades aos membros da equipe do evento. Antes de delegar aos membros da equipe, você precisará dividir o projeto desde uma visão geral até tarefas individuais.

3. Aproveite a tecnologia disponível

Quando os grandes trabalhos estão sobre a mesa, um bloco de notas amarelo e uma agenda do OneNote simplesmente não vão resolver. Considere usar aplicativos de planejamento de eventos ou gerenciadores de tarefas como Cvent, Vivien, monday.com ou Tripleseat para trazer todos a bordo no mesmo espaço de fácil acesso.

4. Crie sua lista de verificação de planejamento de eventos personalizada

Você tem uma equipe e um objetivo. Agora é hora de trabalhar e fazer seu plano! MityLite® entende como o planejamento de eventos pode ser complicado e nós ajudamos você. A extensa lista de verificação de eventos abaixo pode ajudar a tornar qualquer evento um sucesso com um trabalho de fundo contínuo e direcionado.

Esta lista de verificação do evento pressupõe que sua equipe controla completamente o evento. Sinta-se à vontade para adaptá-lo ao seu local. Mesmo que algumas áreas não se apliquem a você, lembre-se de que é sempre uma boa ideia saber o que o locatário do local traz para a mesa e garantir que todos tenham clareza sobre suas responsabilidades.

Planejamento em estágio inicial (4–6+ meses à frente)

1. Reúna estimativas de custos

• Alimentos e bebidas
• Mobília
• Decorações
• Aluguel e compra de equipamentos
• Taxas de palestrante
• Viagens e hospedagem para hóspedes e funcionários
• Seguro
• Anúncio
• Segurança
• Ganhos e prêmios

2. Estabeleça a marca

• Crie ou modifique um site, software e aplicativos necessários
• Crie logotipos, slogans e outras diretrizes de marca
• Estabeleça um plano de lançamento e publicidade

3. Estabeleça contato com palestrantes, artistas e convidados especiais.

4. Estabeleça contato com patrocinadores e parceiros de apoio.

5. Atribua todas as tarefas e cronogramas:

• Certifique-se de que cada membro do comitê esteja ciente de suas funções e responsabilidades

6. Comece o registro antecipado:

• Reúna fornecedores e outros participantes conforme apropriado
• Ofereça registro antecipado para fornecedores/parceiros/grupos de interesses especiais
• Use este processo para avaliar e despertar o interesse público em conjunto com a publicidade
• Resolva bugs e finalize o processo de registro e taxas

7. Revise e finalize todos os contratos externos.

8. Finalize o orçamento.

Preparativos do estágio intermediário (2–4 meses à frente)

1. Atualizar a lista geral de tarefas do comitê e verificar os cronogramas.

2. Revise o orçamento.

3. Finalize palestrantes e convidados:

• Verifique as apresentações
• Obtenha biografias, fotos e materiais de mídia apropriados
• Planeje viagens e acomodações
• Verifique solicitações especiais ou requisitos de apresentação

4. Crie um script/programação de evento.

5. Organize a logística do evento:

• Estabeleça um menu e arranjos de serviço
• Verifique a quantidade e disponibilidade de equipamentos A/V
• Contrate serviços A/V adicionais – fotografia, videografia, DJ, iluminação, etc.
• Investigar as necessidades de fluxo de tráfego (tanto dentro do local como na estrada nas comunidades
• Crie sinalização e publicidade
• Revise as necessidades/planos de segurança
• Investigue a necessidade de quaisquer autorizações especiais, licenças, seguros, etc.

6. Abordar os requisitos de design do local:

• Projete áreas de eventos, planeje o uso do espaço e crie layouts e alocações de salas
• Calcule e avalie o mobiliário – você tem instalações industriais suficientes? tabelas, cadeiras, lençóis, estações de carregamento, divisórias de quartoe outros móveis apropriados para este evento?
• Estime o tempo de preparação e desmontagem necessário antes, durante e depois do evento – certifique-se de ter pessoal suficiente
• Avaliar os requisitos de acessibilidade (banheiros, acessibilidade para cadeiras de rodas, intérpretes, etc.)

7. Desenvolva peças publicitárias adicionais:

• Use respostas antecipadas à publicidade e ao registro para ajustar e iniciar a publicidade generalizada
• Crie convites, programas, pôsteres, ingressos e outros materiais impressos
• Crie kits de mídia
• Estender convites de mídia
• Comece campanhas de mídia social
• Encomendar brindes

Detalhes de finalização (1 semana a 2 meses antes do evento)

• Confirme todo o financiamento e uso do orçamento.
• Atualize a lista de tarefas específicas do comitê e confirme os cronogramas.
• Comece o registro geral.
• Programe lembretes sobre o evento para listas de e-mails e postagens em mídias sociais.
• Conduza confirmações finais com os apresentadores
• Execute uma campanha final de mídia.

Contagem regressiva da última semana

1. Revise todas as listas de tarefas e tarefas:

• Crie planos de backup para os piores cenários

2. Finalize o roteiro do evento:

• Faça um passeio completo pelo evento
• Finalizar a organização das salas e planos de assentos
• Teste todos os equipamentos A/V
• Avalie sua necessidade de cabos de extensão, filtros de linha ou adaptadores
• Anote todos os pontos de venda – que são necessários para o A/V do evento e que podem ser disponibilizados para participantes e apresentadores

3. Feche o registro:

• Verifique três vezes os registros finais
• Crie crachás
• Forneça números de registro finais para fornecedores, segurança, etc.

4. Coloque sinalização e materiais de mídia adicionais.

5. Confirme se diversos itens de escritório (canetas, papel, grampeador, materiais de registro, etc.) estão estocados e disponíveis para necessidades de última hora.

6. Confirme se todos os brindes, itens promocionais e outros materiais encomendados foram contabilizados e no local.

Configuração no local e gerenciamento de eventos

• Coloque todos os papéis e materiais essenciais em um local seguro e designado.
• Verifique com todas as equipes e líderes de equipe.
• Faça check-in com VIPs, palestrantes, etc.
• Estabeleça um “achado e perdido”.

Atividades pós-evento

1. Reserve um tempo para repassar o evento com sua equipe e avaliar seus esforços.

2. Atualize e avalie seu orçamento.

3. Envie notas/presentes de agradecimento para:

• Patrocinadores e doadores
• Voluntários
• Apresentadores
• meios de comunicação
• Serviços contratados como catering e segurança

4. Faça publicidade:

• Crie um kit de mídia de acompanhamento
• Envie e-mails e faça postagens nas redes sociais com destaques do evento
• Atualize o site e feche qualquer software específico do evento

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Conheça o autor

Jaycee Morrill

Contribuinte

Jaycee, com bacharelado em Design de Experiência do Usuário e mais de 6 anos em marketing, é especialista em divulgação para organizações sem fins lucrativos, hospitalidade e indústrias de franquias. Ela oferece insights sobre como maximizar o valor dos produtos da MITY Inc.