La lista de verificación de planificación de eventos para centros de convenciones y eventos

Uno de sus mayores puntos de venta como centro de convenciones o lugar de hospedaje público es su capacidad para hacer que sucedan grandes cosas. Repase su plan de juego con esta lista de verificación de planificación de eventos para eventos de empresa, fiestas privadas y bodas, y grandes eventos de entretenimiento.

Por qué los centros de eventos necesitan una lista de verificación

Sucede. Planificas cuidadosamente algo y aun así olvidas un elemento crucial, o sigues una rutina bien ensayada y aun así te saltas un paso. Todos hemos experimentado momentos en los que la ley de Murphy parece tenernos bajo un ataque personal.

A todos les ocurren errores y descuidos. Una lista de verificación completa puede agregar una enorme capa de seguro contra esos errores, especialmente cuando hay mucho en juego. Le brinda a usted y a su equipo de eventos una imagen clara de cada paso del proceso de planificación del evento, mostrándole lo que ya se ha encargado y lo que aún necesita hacer, para que nada se escape.

Tener un sistema viable y duplicable que proporcione responsabilidad en el cronograma le ayudará a superar el estrés de sentir que el peso del mundo (o el contrato de sede más grande que haya organizado) está sobre sus hombros.

Dónde empezar

A medida que comience a prepararse para su evento, aquí hay algunos pasos clave que deberá seguir.

1. Forma un equipo

El éxito de un evento corporativo depende de una planificación cuidadosa y un esfuerzo coordinado en equipo. Asegúrese de tener suficientes personas adecuadas a su lado mientras planifica cualquier evento.

2. Haz un plan y delega

Identificar las metas, los objetivos y el presupuesto del evento. A continuación, asigne responsabilidades a los miembros de su equipo de eventos. Antes de delegar a los miembros del equipo, deberá dividir el proyecto desde un panorama general hasta tareas individuales.

3. Aprovecha la tecnología disponible

Cuando los trabajos importantes están sobre la mesa, un bloc de notas legal amarillo y una agenda OneNote simplemente no serán suficientes. Considere usar aplicaciones de planificación de eventos o administradores de tareas como Cvent, Vivien, monday.com o Tripleseat para reunir a todos en el mismo espacio de fácil acceso.

4. Cree su lista de verificación personalizada para la planificación de eventos

Tienes un equipo y un objetivo. ¡Ahora es el momento de ir a trabajar y hacer tu plan! MityLite® comprende lo complicada que puede ser la planificación de eventos y nosotros lo respaldamos. La extensa lista de verificación de eventos a continuación puede ayudar a que cualquier evento sea un éxito con un trabajo de fondo fluido y específico.

Esta lista de verificación de eventos asume que su equipo controla completamente el evento. Siéntete libre de adaptarlo a tu lugar. Incluso si algunas áreas no se aplican a usted, recuerde que siempre es una buena idea saber qué aporta el inquilino del lugar y asegurarse de que todos tengan claras sus responsabilidades.

Planificación de la etapa inicial (de 4 a 6 meses o más)

1. Reúna estimaciones de costos

• Comida y bebidas
• Muebles
• Decoraciones
• Alquiler y compra de equipos.
• Honorarios de oradores
• Viajes y alojamiento para huéspedes y personal.
• Seguro
• Publicidad
• Seguridad
• Botín y premios

2. Establecer marca

• Crear o modificar un sitio web, software y aplicaciones necesarias
• Cree logotipos, lemas y otras pautas de marca.
• Establecer un plan de lanzamiento y publicidad.

3. Establecer contacto con oradores, animadores e invitados especiales.

4. Establecer contacto con patrocinadores y socios de apoyo.

5. Asigne todas las tareas y cronogramas:

• Asegúrese de que cada miembro del comité conozca sus funciones y responsabilidades.

6. Comience la inscripción anticipada:

• Reunir a los proveedores y otros participantes según corresponda
• Ofrecer inscripción anticipada a proveedores/socios/grupos de intereses especiales
• Utilice este proceso para evaluar y despertar el interés público junto con la publicidad.
• Resuelva errores y finalice el proceso de registro y las tarifas.

7. Revisar y finalizar todos los contratos externos.

8. Finalizar el presupuesto.

Preparativos de la etapa intermedia (de 2 a 4 meses de anticipación)

1. Actualizar la lista general de tareas pendientes del comité y verificar los cronogramas.

2. Revisar el presupuesto.

3. Finalizar ponentes e invitados:

• Verificar presentaciones
• Obtenga biografías, fotografías y materiales multimedia apropiados.
• Hacer arreglos de viaje y alojamiento.
• Verificar solicitudes especiales o requisitos de presentación.

4. Cree un guión/programación del evento.

5. Organizar la logística del evento:

• Establecer un menú y arreglos para servir.
• Verificar la cantidad y disponibilidad de equipos A/V.
• Contrata servicios audiovisuales adicionales: fotografía, videografía, DJ, iluminación, etc.
• Investigar las necesidades de flujo de tráfico (tanto dentro del recinto como en las carreteras de las comunidades).
• Crear carteles y publicidad.
• Revisar las necesidades/planes de seguridad
• Investigue la necesidad de permisos especiales, licencias, seguros, etc.

6. Abordar los requisitos de diseño del lugar:

• Diseñe áreas de eventos, planifique el uso del espacio y cree diseños y asignaciones de salas
• Calcule y evalúe el mobiliario: ¿tiene suficientes muebles industriales? mesas, sillas, ropa de cama, estaciones de carga, divisores de habitacióny otros muebles apropiados para este evento?
• Calcule el tiempo de preparación y desmontaje necesario antes, durante y después del evento; asegúrese de tener suficiente personal.
• Evaluar los requisitos de accesibilidad (baños, accesibilidad para sillas de ruedas, intérpretes, etc.)

7. Desarrollar piezas publicitarias adicionales:

• Utilice respuestas tempranas a la publicidad y el registro para afinar y comenzar una publicidad generalizada.
• Cree invitaciones, programas, carteles, entradas y otros materiales impresos.
• Crear kits de medios
• Extender invitaciones a los medios
• Iniciar campañas en redes sociales.
• Ordenar botín

Detalles finales (1 semana a 2 meses antes del evento)

• Confirme todos los fondos y el uso del presupuesto.
• Actualice la lista de tareas pendientes del comité y confirme los cronogramas.
• Comience el registro general.
• Programe recordatorios sobre el evento para listas de correo y publicaciones en redes sociales.
• Realizar confirmaciones finales con los presentadores.
• Ejecute un bombardeo mediático final.

Cuenta regresiva de la última semana

1. Revise todas las listas de tareas pendientes y asignaciones:

• Cree planes de respaldo para los peores escenarios

2. Finalice el guión del evento:

• Haga un recorrido completo por el evento
• Finalizar la disposición de las habitaciones y los planos de asientos.
• Pruebe todos los equipos A/V
• Evalúe su necesidad de cables de extensión, regletas o adaptadores
• Tome nota de todos los medios necesarios para el A/V del evento y que pueden estar disponibles para los asistentes y presentadores.

3. Cerrar inscripción:

• Verifique tres veces los registros finales
• Crear insignias de nombre
• Proporcionar números de registro finales a proveedores de catering, seguridad, etc.

4. Coloque carteles y materiales multimedia adicionales.

5. Confirme que los artículos diversos de oficina (bolígrafos, papel, grapadora, materiales de registro, etc.) estén almacenados y disponibles para necesidades de último momento.

6. Confirme que todos los regalos, artículos promocionales y otros materiales pedidos estén contabilizados y en el sitio.

Configuración y gestión de eventos en el sitio

• Coloque todos los papeles y materiales esenciales en un lugar seguro y designado.
• Consulte con todos los equipos y líderes de equipo.
• Consulte con VIP, oradores, etc.
• Establezca un “objeto de objetos perdidos y encontrados”.

Actividades posteriores al evento

1. Tómate el tiempo para repasar el evento con tu equipo y evaluar tus esfuerzos.

2. Actualiza y evalúa tu presupuesto.

3. Envíe notas/obsequios de agradecimiento a:

• Patrocinadores y donantes
• Voluntarios
• Presentadores
• Medios de comunicación
• Servicios contratados como catering y seguridad.

4. Realizar publicidad:

• Crear un kit de medios de seguimiento
• Envíe correos electrónicos y haga publicaciones en las redes sociales con los aspectos más destacados del evento.
• Actualice el sitio web y cierre cualquier software específico del evento.

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