La liste de contrôle de planification d'événements pour les centres d'événements et de congrès

L’un de vos principaux arguments de vente en tant que centre de congrès ou lieu d’hébergement public est votre capacité à réaliser de grandes choses. Révisez votre plan de match avec cette liste de contrôle de planification d'événements pour les événements d'entreprise, les fêtes et mariages privés, ainsi que les grands événements de divertissement.

Pourquoi les centres d'événements ont besoin d'une liste de contrôle

Ça arrive. Vous planifiez soigneusement quelque chose et oubliez quand même un élément crucial, ou vous suivez une routine bien répétée et vous manquez quand même une étape. Nous avons tous vécu des moments où la loi de Murphy semble nous attaquer personnellement.

Les erreurs et les oublis arrivent à tout le monde. Une liste de contrôle complète peut ajouter une énorme couche d’assurance contre ces erreurs, en particulier lorsque les enjeux sont élevés. Il vous donne, à vous et à votre équipe événementielle, une image claire de chaque étape du processus de planification d'un événement, vous montrant ce dont vous avez déjà pris soin et ce qu'il vous reste à faire, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

Disposer d'un système fonctionnel et duplicable qui assure la responsabilité du calendrier vous aidera à vaincre le stress lié au sentiment que le poids du monde (ou du plus grand contrat de salle que vous avez jamais organisé) repose sur vos épaules.

Où commencer

Alors que vous commencez à préparer votre événement, voici quelques étapes clés que vous devrez suivre.

1. Constituez une équipe

Le succès d’un événement d’entreprise dépend d’une planification minutieuse et d’un effort d’équipe coordonné. Assurez-vous d’avoir suffisamment de bonnes personnes à vos côtés lorsque vous planifiez tout événement.

2. Élaborez un plan et déléguez

Identifiez les buts, les objectifs et le budget de l’événement. Ensuite, attribuez des responsabilités aux membres de votre équipe événementielle. Avant de déléguer aux membres de l'équipe, vous devrez décomposer le projet d'une vue d'ensemble en tâches individuelles.

3. Profitez de la technologie disponible

Lorsque les gros travaux sont sur la table, un bloc-notes jaune et un agenda OneNote ne suffiront pas. Pensez à utiliser des applications de planification d'événements ou des gestionnaires de tâches comme Cvent, Vivien, monday.com ou Tripleseat pour rassembler tout le monde dans le même espace facile d'accès.

4. Créez votre liste de contrôle de planification d'événements personnalisée

Vous avez une équipe et un objectif. Il est maintenant temps d'aller travailler et de faire votre plan ! MityLite® comprend à quel point la planification d'événements peut être compliquée et nous vous soutenons. La liste de contrôle détaillée des événements ci-dessous peut vous aider à faire de n'importe quel événement un succès grâce à un travail d'arrière-plan transparent et ciblé.

Cette liste de contrôle d'événement suppose que votre équipe contrôle entièrement l'événement. N'hésitez pas à l'adapter à votre lieu. Même si certains domaines ne s'appliquent pas à vous, n'oubliez pas que c'est toujours une bonne idée de savoir ce qu'un locataire de salle apporte à la table et de s'assurer que chacun comprend clairement ses responsabilités.

Planification précoce (4 à 6 mois et plus à l'avance)

1. Rassemblez des estimations de coûts

• Aliments et boissons
• Meubles
• Décorations
• Locations et achats de matériel
• Honoraires des conférenciers
• Déplacement et hébergement des invités et du personnel
• Assurance
• Publicité
• Sécurité
• Cadeaux et prix

2. Établir l'image de marque

• Créer ou modifier un site Web, des logiciels et les applications nécessaires
• Créez des logos, des slogans et d'autres directives de marque
• Établir un plan de lancement et de publicité

3. Établissez le contact avec les conférenciers, les artistes et les invités spéciaux.

4. Établir le contact avec les sponsors et les partenaires de soutien.

5. Attribuez toutes les tâches et les délais :

• Assurez-vous que chaque membre du comité est conscient de son rôle et de ses responsabilités.

6. Commencez l’inscription anticipée :

• Rassembler les vendeurs et autres participants, le cas échéant
• Proposer une inscription anticipée aux vendeurs/partenaires/groupes d’intérêts spéciaux
• Utiliser ce processus pour évaluer et susciter l'intérêt du public en conjonction avec la publicité
• Résoudre les bugs et finaliser le processus d'inscription et les frais

7. Examiner et finaliser tous les contrats externes.

8. Finalisez le budget.

Préparations à mi-parcours (2 à 4 mois à l'avance)

1. Mettez à jour la liste générale des tâches du comité et vérifiez les délais.

2. Examinez le budget.

3. Finalisez les conférenciers et les invités :

• Vérifier les présentations
• Obtenez des biographies, des photos et du matériel médiatique approprié
• Organiser les déplacements et l'hébergement
• Vérifier les demandes spéciales ou les exigences de présentation

4. Créez un script/un calendrier d'événement.

5. Organiser la logistique de l'événement :

• Établir un menu et des modalités de service
• Vérifier la quantité et la disponibilité de l'équipement audiovisuel
• Louez des services audiovisuels supplémentaires : photographie, vidéographie, DJ, éclairage, etc.
• Enquêter sur les besoins en matière de circulation (à la fois à l'intérieur du site et sur la route dans les communautés)
• Créer de la signalétique et de la publicité
• Examiner les besoins/plans de sécurité
• Enquêtez sur la nécessité de tout permis spécial, licence, assurance, etc.

6. Répondre aux exigences de conception des sites :

• Concevoir des zones événementielles, planifier l'utilisation de l'espace et créer des aménagements et des attributions de salles
• Calculez et évaluez le mobilier : disposez-vous de suffisamment de meubles industriels les tables, chaises, linge de maison, bornes de recharge, diviseurs de pièce, et d'autres meubles appropriés pour cet événement ?
• Estimez le temps de préparation et de démontage nécessaire avant, pendant et après l'événement. Assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel.
• Évaluer les exigences en matière d’accessibilité (toilettes, accessibilité aux fauteuils roulants, interprètes, etc.)

7. Développer des éléments publicitaires supplémentaires :

• Utiliser les réponses précoces à la publicité et à l'enregistrement pour affiner et lancer une publicité à grande échelle
• Créez des invitations, des programmes, des affiches, des billets et d'autres documents imprimés
• Créer des kits média
• Envoyez des invitations aux médias
• Lancer des campagnes sur les réseaux sociaux
• Commandez des cadeaux

Finalisation des détails (1 semaine à 2 mois avant l'événement)

• Confirmez tout le financement et l’utilisation du budget.
• Mettre à jour la liste de tâches ciblées du comité et confirmer les échéanciers.
• Commencez l’inscription générale.
• Planifiez des rappels sur l'événement pour les listes de diffusion et les publications sur les réseaux sociaux.
• Effectuer les confirmations finales avec les présentateurs
• Exécutez un dernier blitz médiatique.

Compte à rebours de la dernière semaine

1. Passez en revue toutes les listes de tâches et les devoirs :

• Créez des plans de sauvegarde pour les pires scénarios

2. Finalisez le script de l'événement :

• Faites une revue approfondie de l'événement
• Finaliser la disposition des salles et les plans de salle
• Testez tous les équipements audiovisuels
• Évaluez vos besoins en rallonges, multiprises ou adaptateurs
• Prenez note de tous les points de vente nécessaires à l'audiovisuel de l'événement et qui peuvent être mis à la disposition des participants et des présentateurs.

3. Clôture de l'inscription :

• Vérifiez trois fois les inscriptions finales
• Créer des badges nominatifs
• Fournir les numéros d'enregistrement définitifs aux traiteurs, à la sécurité, etc.

4. Affichez des panneaux et du matériel médiatique supplémentaire.

5. Confirmez que divers articles de bureau (stylos, papier, agrafeuse, matériel d'inscription, etc.) sont stockés et disponibles pour les besoins de dernière minute.

6. Confirmez que tous les cadeaux, articles promotionnels et autres matériaux commandés sont pris en compte et sur place.

Configuration sur site et gestion d'événements

• Placez tous les papiers et matériels essentiels dans un endroit sécurisé et désigné.
• Renseignez-vous auprès de toutes les équipes et des chefs d’équipe.
• Enregistrez-vous auprès des VIP, des conférenciers, etc.
• Établir un « objets trouvés ».

Activités post-événement

1. Prenez le temps de revenir sur l’événement avec votre équipe et d’évaluer vos efforts.

2. Mettez à jour et évaluez votre budget.

3. Envoyez des notes/cadeaux de remerciement à :

• Commanditaires et donateurs
• Bénévoles
• Présentateurs
• Médias
• Services loués tels que la restauration et la sécurité

4. Faire de la publicité :

• Créer un kit média de suivi
• Envoyez des e-mails et publiez sur les réseaux sociaux les faits saillants de l'événement
• Mettez à jour le site Web et fermez tout logiciel spécifique à l'événement

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Avons-nous mentionné que vous devez vous assurer d'avoir suffisamment les tables, chaises, et autres meubles essentiels pour accueillir votre événement ? Et quelle est la qualité de votre salle piste de dance maintenir? Vous êtes-vous assuré qu'il est en excellent état et prêt à être utilisé et abusé intensivement ?

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