La checklist per la pianificazione degli eventi per centri eventi e congressi

Uno dei tuoi maggiori punti di forza come centro congressi o sede di hosting pubblico è la tua capacità di far accadere grandi cose. Migliora il tuo piano di gioco con questa lista di controllo per la pianificazione di eventi aziendali, feste private, matrimoni e grandi eventi di intrattenimento.

Perché i centri eventi hanno bisogno di una lista di controllo

Succede. Pianifichi attentamente qualcosa e dimentichi comunque un elemento cruciale, oppure segui una routine ben provata e perdi comunque un passaggio. Abbiamo tutti vissuto momenti in cui la legge di Murphy sembra metterci sotto attacco personale.

Errori e sviste capitano a tutti. Una lista di controllo completa può aggiungere un enorme livello di assicurazione contro tali errori, soprattutto quando la posta in gioco è alta. Offre a te e al tuo team degli eventi un quadro chiaro di ogni fase del processo di pianificazione dell'evento, mostrandoti di cosa ti sei già occupato e cosa devi ancora fare, in modo che nulla sfugga di mano.

Avere un sistema praticabile e duplicabile che fornisca responsabilità temporale aiuterà a superare lo stress di sentirsi come se il peso del mondo (o il contratto per la sede più grande che tu abbia mai ospitato) fosse sulle tue spalle.

Da dove cominciare

Quando inizi a prepararti per il tuo evento, ecco alcuni passaggi chiave che dovrai eseguire.

1. Metti insieme una squadra

Il successo di un evento aziendale dipende da un'attenta pianificazione e da uno sforzo di squadra coordinato. Assicurati di avere abbastanza persone giuste al tuo fianco mentre pianifichi qualsiasi evento.

2. Prepara un piano e delega

Identificare gli scopi, gli obiettivi e il budget dell'evento. Successivamente, assegna le responsabilità ai membri del team dell'evento. Prima di delegare ai membri del team, dovrai suddividere il progetto dal quadro generale alle singole attività.

3. Approfitta della tecnologia disponibile

Quando i grandi lavori sono sul tavolo, un blocco note legale giallo e un'agenda OneNote non bastano. Prendi in considerazione l'utilizzo di app per la pianificazione di eventi o task manager come Cvent, Vivien, monday.com o Tripleseat per riunire tutti a bordo nello stesso spazio di facile accesso.

4. Crea la tua lista di controllo personalizzata per la pianificazione dell'evento

Hai una squadra e un obiettivo. Ora è il momento di andare al lavoro e fare il tuo piano! MityLite® capisce quanto possa essere complicata la pianificazione di eventi e ti copriamo le spalle. L'ampio elenco di controllo degli eventi riportato di seguito può contribuire a rendere qualsiasi evento un successo con un lavoro di base mirato e senza soluzione di continuità.

Questa checklist dell'evento presuppone che la tua squadra controlli completamente l'evento. Sentiti libero di adattarlo alla tua sede. Anche se alcune aree non si applicano al tuo caso, ricorda che è sempre una buona idea sapere cosa offre l'affittuario di una sede e assicurarsi che tutti abbiano chiare le proprie responsabilità.

Pianificazione in fase iniziale (4-6+ mesi in anticipo)

1. Raccogliere stime dei costi

• Cibo e bevande
• Mobilia
• Decorazioni
• Noleggio e acquisto attrezzature
• Commissioni per i relatori
• Viaggio e alloggio per ospiti e personale
• Assicurazione
• Pubblicità
• Sicurezza
• Swag e premi

2. Stabilire il marchio

• Crea o modifica un sito Web, un software e le app necessarie
• Crea loghi, slogan e altre linee guida per il branding
• Stabilire un piano di lancio e pubblicità

3. Stabilisci un contatto con relatori, animatori e ospiti speciali.

4. Stabilire contatti con sponsor e partner di supporto.

5. Assegna tutte le attività e le tempistiche:

• Assicurarsi che ogni membro del comitato sia consapevole dei propri ruoli e responsabilità

6. Inizia la registrazione anticipata:

• Riunisci i venditori e gli altri partecipanti a seconda dei casi
• Offri la registrazione anticipata a fornitori/partner/gruppi di interesse speciale
• Utilizza questo processo per valutare e suscitare l'interesse del pubblico insieme alla pubblicità
• Risolvi i bug e finalizza il processo di registrazione e le tariffe

7. Rivedere e finalizzare tutti i contratti esterni.

8. Finalizzare il budget.

Preparativi della fase intermedia (2-4 mesi in anticipo)

1. Aggiorna l'elenco generale delle cose da fare del comitato e controlla le tempistiche.

2. Rivedere il budget.

3. Finalizzare relatori e ospiti:

• Verificare le presentazioni
• Ottieni biografie, foto e materiali multimediali appropriati
• Organizzare il viaggio e l'alloggio
• Verifica richieste speciali o requisiti di presentazione

4. Creare un copione/programmazione dell'evento.

5. Organizzare la logistica dell'evento:

• Stabilire un menu e modalità di servizio
• Verificare la quantità e la disponibilità delle apparecchiature A/V
• Assumi servizi A/V aggiuntivi: fotografia, videografia, DJ, illuminazione, ecc.
• Investigare le esigenze del flusso di traffico (sia all'interno della sede che sulla strada nelle comunità
• Creare segnaletica e pubblicità
• Esaminare le esigenze/piani di sicurezza
• Investigare sulla necessità di eventuali permessi speciali, licenze, assicurazioni, ecc.

6. Rispondere ai requisiti di progettazione della sede:

• Progetta aree per eventi, pianifica l'utilizzo dello spazio e crea layout e allocazioni delle sale
• Calcola e valuta gli arredi: ne hai abbastanza di industriali tavoli, sedie, biancheria, colonnine di ricarica, divisori delle stanzee altri arredi adatti a questo evento?
• Stima il tempo di preparazione e smontaggio necessario prima, durante e dopo l'evento: assicurati di avere personale sufficiente
• Valutare i requisiti di accessibilità (servizi igienici, accessibilità per sedie a rotelle, interpreti, ecc.)

7. Sviluppare ulteriori elementi pubblicitari:

• Utilizzare le risposte tempestive alla pubblicità e alla registrazione per perfezionare e avviare una pubblicità diffusa
• Crea inviti, programmi, poster, biglietti e altro materiale stampato
• Crea kit multimediali
• Estendi gli inviti ai media
• Inizia le campagne sui social media
• Ordina il malloppo

Dettagli finali (1 settimana-2 mesi prima dell'evento)

• Conferma tutti i finanziamenti e l'utilizzo del budget.
• Aggiorna l'elenco mirato delle cose da fare del comitato e conferma le tempistiche.
• Inizia la registrazione generale.
• Pianifica promemoria sull'evento per mailing list e post sui social media.
• Condurre le conferme finali con i relatori
• Eseguire un blitz mediatico finale.

Conto alla rovescia dell'ultima settimana

1. Esamina tutti gli elenchi di cose da fare e i compiti:

• Crea piani di backup per gli scenari peggiori

2. Finalizzare lo script dell'evento:

• Esegui una panoramica approfondita dell'evento
• Finalizzare la disposizione delle stanze e la disposizione dei posti a sedere
• Testare tutte le apparecchiature A/V
• Valuta la tua necessità di prolunghe, prese multiple o adattatori
• Prendi nota di tutti i punti vendita necessari per l'audio/video dell'evento e che possono essere resi disponibili per partecipanti e relatori

3. Chiudi la registrazione:

• Triplo controllo delle registrazioni finali
• Crea badge nominativi
• Fornire i numeri di registrazione finali ai ristoratori, alla sicurezza, ecc.

4. Affiggere segnaletica e materiale multimediale aggiuntivo.

5. Confermare che vari articoli per ufficio (penne, carta, cucitrice, materiali di registrazione, ecc.) siano immagazzinati e disponibili per le necessità dell'ultimo minuto.

6. Conferma che tutti i gadget, gli articoli promozionali e gli altri materiali ordinati siano contabilizzati e presenti sul posto.

Configurazione in loco e gestione degli eventi

• Riponi tutti i documenti e i materiali essenziali in un luogo sicuro e designato.
• Verifica con tutte le squadre e i team leader.
• Fai il check-in con VIP, relatori, ecc.
• Stabilire un "oggetto smarrito".

Attività post-evento

1. Prenditi il tempo necessario per ripercorrere l'evento con il tuo team e valutare i tuoi sforzi.

2. Aggiorna e valuta il tuo budget.

3. Invia biglietti di ringraziamento/regali a:

• Sponsor e donatori
• Volontari
• Presentatori
• Media
• Servizi a noleggio come catering e sicurezza

4. Fare pubblicità:

• Crea un kit multimediale di follow-up
• Invia e-mail e pubblica post sui social media con i momenti salienti degli eventi
• Aggiorna il sito Web e chiudi qualsiasi software specifico dell'evento

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