Projete uma sala adequada ao seu evento [ideias de layout]

Dicas do setor que você deve saber

Os planejadores de eventos sabem que o design e a configuração de uma sala podem ter um impacto profundo. Portanto, as salas devem ser organizadas e alteradas conforme necessário para acomodar diferentes tipos de eventos. Se as pessoas se sentirem confortáveis, elas se divertirão mais, ficarão mais tempo e recomendarão seu local para eventos futuros.

Aqui estão algumas dicas sobre como preparar uma sala para dois dos eventos mais comuns – banquetes e painéis de discussão.

Layouts de mesa para banquetes e jantares

Ao planejar seu jantar, considere o fluxo da sala. É importante que os atendentes possam acessar as mesas sem atrapalhar os convidados e que os participantes possam entrar e sair de suas mesas com facilidade.

Por esta razão, entre outras, as mesas redondas são frequentemente preferidas aos retângulos longos. Compare essas duas configurações de tabela de eventos e você verá por quê.

Opção 1 de Configuração de Evento – Mesas Retangulares para Banquetes

Longas fileiras de mesas retangulares são uma configuração típica de mesa para eventos como banquetes e jantares realizados em centros comunitários e pequenas organizações. Também conhecida como “jantar em estilo familiar”, esta opção de layout de banquete tem milhares de anos. Embora comum, essa configuração não proporciona o melhor aproveitamento do espaço nem oferece a melhor experiência aos hóspedes.

Devido à disposição das tabelas e cadeiras de banquete, os convidados só podem falar com aqueles que estão sentados diretamente à sua frente ou ao lado deles, ou com os poucos convidados de cada lado deles. Também é difícil para os convidados conversarem com aqueles que estão sentados em outras mesas ou mesmo com aqueles que estão sentados mais abaixo na mesa.

A navegação entre as mesas é difícil para os hóspedes e para a equipe de atendimento porque eles devem caminhar até a extremidade de uma mesa antes de cruzar para outra fileira e depois subir a fileira até o local desejado.

Aqueles que participaram de jantares com esta configuração de sala provavelmente se lembram de que era barulhento e difícil ouvir a pessoa sentada do outro lado da mesa. Em parte, isso ocorre porque todos estão voltados para uma das duas direções, de modo que a conversa não fica dispersa pela sala. A colocação das mesas de banquete também não é a ideal porque quem está no fundo da sala deve percorrer um longo caminho para chegar à comida.

Apesar das desvantagens, as mesas retangulares ainda são um ambiente popular para banquetes e costumam ser usadas como mesa principal em eventos formais e jantares de casamento. Quando convidados de honra estão sentados em mesas retangulares, muitas vezes eles ficam sentados apenas em um lado da mesa, de frente para o resto dos convidados.

Opção 2 de Configuração de Evento – Mesas Redondas para Banquetes

Uma configuração mais prática utiliza mesas redondas espaçadas pela sala. Desta forma, os convidados podem conversar com todos na sua mesa (até 10 pessoas) em vez de apenas com algumas pessoas.

Também é mais fácil para os convidados se misturarem com os de outras mesas e para a equipe do banquete servir os convidados. Neste layout de sala, as mesas de banquete também são mais facilmente acessíveis a todos os presentes, especialmente se a comida for colocada contra uma parede central em vez de em uma das extremidades.

Além disso, a conversa no jantar será mais fácil com todos os convidados sentados em uma determinada mesa. Todos podem conversar entre si do outro lado da mesa. Além disso, a sala será menos barulhenta e porque as pessoas estão voltadas em várias direções diferentes, permitindo que o som seja disperso por toda a sala.

DICA PRO:

Para aproveitar ao máximo o layout de uma mesa redonda de banquete, certifique-se de que haja pelo menos um metro e meio entre cada mesa para permitir que os convidados se movimentem confortavelmente pela sala. Deve haver 60 centímetros de espaço aberto atrás de cada cadeira quando ela for empurrada para fora, para que os hóspedes e a equipe de serviço possam se mover livremente sem bater nas costas das cadeiras.

FATO ENGRAÇADO:

As mesas redondas geralmente ocupam a mesma quantidade de metros quadrados por pessoa que as mesas retangulares. Uma mesa redonda de 60” normalmente acomoda 8 pessoas – assim como uma mesa retangular de 30” x 96” – e ambas ocupam cerca de 20 pés quadrados.

Estilos de configuração de sala de reunião para conferências e painéis de discussão

Se o seu evento incluir um painel de especialistas, você deseja garantir que eles possam conversar uns com os outros e ao mesmo tempo permanecer visíveis para o público. É por isso que recomendamos uma configuração exclusiva de mesas e assentos para este tipo de evento.

Opção de configuração 1 – Painéis

Muitas organizações organizam painéis de discussão com os palestrantes sentados em linha reta, de frente para o público. Isto torna difícil para os painelistas se verem e a maioria passa a discussão virada para um lado ou para o outro, em vez de encarar o público. Este formato também exige que o moderador se sente de um lado ou de outro, o que torna difícil para ele ver todos os palestrantes.

Opção de configuração 2 – Painéis

A melhor opção é colocar três mesas em forma de U para que os palestrantes possam conversar diretamente entre si e ainda assim ficarem visíveis para o público. Essa configuração também pode deixar os palestrantes à vontade e ajudá-los a sentir que estão discutindo ou se reunindo, em vez de serem exibidos. Isso também permite que os participantes vejam melhor o moderador. O moderador pode andar livremente pelas mesas, ficar de lado ou até mesmo ficar no meio das mesas.

DICA PRO:

Se você tiver capacidade técnica, coloque uma câmera no centro das mesas e reproduza vídeo em tempo real em uma tela para que o público que está atrás possa ver as expressões faciais dos palestrantes.

E se você quiser usar mesas redondas em um painel de discussão? Use assentos de cabaré.

Móveis para eventos que se adaptam às melhores ideias de layout de eventos

Essas dicas podem ajudar você selecione o mobiliário certo para eventos para o seu local e crie layouts de salas que tornem seus eventos mais bem-sucedidos do que nunca.

Se a mobília do seu evento não estiver criando o clima certo ou acomodando o layout da sala que seus eventos exigem, talvez seja hora de fazer um upgrade. Compre de alta qualidade e personalizável tabelas de eventos, cadeiras de banquete, e até mesmo pistas de dança do MityLite.

Conheça o autor

Jaycee Morrill

Contribuinte

Jaycee, com bacharelado em Design de Experiência do Usuário e mais de 6 anos em marketing, é especialista em divulgação para organizações sem fins lucrativos, hospitalidade e indústrias de franquias. Ela oferece insights sobre como maximizar o valor dos produtos da MITY Inc.