Perché la disposizione della stanza è importante
La progettazione e l'allestimento di una sala hanno un profondo impatto sulla riuscita di un evento. Quando le persone si sentono a proprio agio, è più probabile che si divertano, rimangano più a lungo e ritornino per eventi futuri. Due modi per migliorare il comfort in qualsiasi funzione sono innanzitutto selezionare i mobili giusti e quindi sistemarli nel modo più efficace per ogni tipo di riunione.
Ecco alcuni suggerimenti su come organizzare in modo efficace una sala per due dei tipi di eventi più popolari: banchetti e tavole rotonde.
Banchetti e Cene
Questa è una tipica disposizione delle sale per banchetti e cene tenuti nelle chiese e nei centri comunitari. Sebbene si tratti di una configurazione piuttosto comune, non garantisce il miglior utilizzo dello spazio né la migliore esperienza per gli ospiti. La disposizione dei tavoli consente agli ospiti di parlare solo con chi è seduto direttamente di fronte o accanto a loro. Inoltre, è difficile per gli ospiti parlare con quelli seduti agli altri tavoli perché devono camminare fino a un'estremità del tavolo prima di passare a un altro tavolo.
Avete mai partecipato a cene con questo allestimento della sala? Ricordi che era rumoroso e difficile sentire la persona seduta di fronte a te? Questo perché tutti sono rivolti in una delle due direzioni, quindi la conversazione non è dispersa in tutta la stanza. Infine, questo posizionamento dei tavoli del banchetto si rivela incredibilmente difficile per coloro che, in fondo alla sala, devono camminare a lungo per raggiungere il cibo.
Una disposizione più pratica della stanza utilizza tavoli rotondi distanziati in tutta la stanza. In questo modo, gli ospiti possono parlare con tutti i presenti al tavolo (fino a 10 persone) anziché solo con i pochi seduti a portata d'orecchio. Questa disposizione rende anche più facile socializzare con gli ospiti agli altri tavoli.
In questa disposizione, i tavoli del banchetto sono ora più accessibili, soprattutto quando il cibo viene posizionato contro una parete centrale anziché a un'estremità.
Infine, la stanza sarà molto meno rumorosa e la conversazione a cena sarà più semplice con le persone rivolte in direzioni diverse; disperdendo il suono in tutta la stanza.
SUGGERIMENTO PRO:
Assicurati che ci siano almeno quattro piedi tra ogni tavolo e 24 pollici di spazio aperto dietro ogni sedia quando viene estratta. Ciò consente agli ospiti e al personale di servizio di muoversi comodamente nella stanza senza urtare gli schienali delle sedie.
Lo sapevate?
I tavoli rotondi spesso possono ospitare lo stesso numero di persone dei tavoli rettangolari. Un tavolo rotondo da 72″ può ospitare 10 persone proprio come un tavolo rettangolare da 30″ x 72″.
Discussioni del panel
Quando si ospita un panel, è fondamentale che i relatori possano rivolgersi tra loro pur rimanendo visibili al pubblico. Molte organizzazioni organizzano tavole rotonde con i relatori seduti in linea retta di fronte al pubblico. La maggior parte dei relatori trascorrerà la discussione girati da una parte o dall'altra piuttosto che rivolti verso il pubblico perché questa formazione rende molto difficile per loro vedersi e ascoltarsi. Inoltre, il moderatore deve sedersi da una parte o dall'altra, rendendo difficile per lui vedere tutti i relatori.
Metti tre tavoli a forma di U in modo che i relatori possano parlare direttamente tra loro ed essere comunque visibili al pubblico. Questa configurazione aiuta anche a mettere a proprio agio i relatori: si sentiranno come se stessero discutendo o incontrandosi tra loro invece di essere messi in mostra. I partecipanti possono vedere meglio il moderatore e il moderatore può camminare liberamente attorno ai tavoli, stare da una parte o addirittura stare in mezzo ai tavoli.
SUGGERIMENTO PRO:
Se hai accesso alla tecnologia giusta, metti una telecamera al centro dei tavoli e riproduci video in tempo reale su uno schermo in modo che il pubblico in fondo possa vedere le espressioni facciali degli oratori.
Avere i mobili giusti e una disposizione efficace può aumentare la funzionalità e l'atmosfera di qualunque spazio ti trovi. Seguire questi semplici suggerimenti ti aiuterà a migliorare la partecipazione e a rendere i tuoi eventi più efficaci che mai!
