Por que o layout da sala é importante
O design e a configuração de uma sala têm um impacto profundo no sucesso de um evento. Quando as pessoas estão confortáveis, é mais provável que se divirtam, fiquem mais tempo e voltem para eventos futuros. Duas maneiras de melhorar o conforto em qualquer evento são primeiro selecionar os móveis certos e depois organizá-los da maneira mais eficaz para cada tipo de reunião.
Aqui estão algumas dicas sobre como organizar com eficácia uma sala para dois dos tipos de eventos mais populares: banquetes e painéis de discussão.
Banquetes e Jantares
Este é um arranjo típico de sala para banquetes e jantares realizados em igrejas e centros comunitários. Embora esta seja uma configuração bastante comum, ela não proporciona o melhor uso do espaço nem oferece a melhor experiência para os hóspedes. O layout da mesa permite apenas que os convidados conversem com aqueles que estão sentados diretamente à sua frente ou ao lado deles. Além disso, é difícil para os convidados conversarem com os que estão sentados em outras mesas porque eles devem caminhar até uma das extremidades da mesa antes de passar para outra mesa.
Você já participou de jantares com esta configuração de sala? Você se lembra de ser barulhento e difícil ouvir a pessoa sentada à sua frente? Isso ocorre porque todos estão voltados para uma das duas direções, de modo que a conversa não fica dispersa pela sala. Finalmente, esta colocação das mesas de banquete revela-se incrivelmente difícil para aqueles que estão no fundo da sala, que têm de percorrer um longo caminho para chegar à comida.
Uma disposição de sala mais prática utiliza mesas redondas espaçadas por toda a sala. Dessa forma, os convidados podem conversar com todos em sua mesa (até 10 pessoas), em vez de apenas com os poucos sentados ao alcance da voz. Esse arranjo também facilita a convivência com os convidados em outras mesas.
Neste layout, as mesas de banquete são agora mais acessíveis, especialmente quando a comida é colocada contra uma parede central em vez de numa extremidade.
Por fim, a sala ficará muito menos barulhenta e a conversa no jantar será mais fácil com as pessoas voltadas para várias direções diferentes; dispersando o som por toda a sala.
DICA PRO:
Certifique-se de que haja pelo menos um metro e meio entre cada mesa e 60 centímetros de espaço aberto atrás de cada cadeira quando ela for empurrada para fora. Isso permite que os hóspedes e a equipe de serviço se movam confortavelmente pela sala, sem bater nas costas das cadeiras.
Você sabia?
As mesas redondas geralmente acomodam o mesmo número de pessoas que as mesas retangulares. Uma mesa redonda de 72″ pode acomodar 10 pessoas, assim como uma mesa retangular de 30″ x 72″.
Painel de Discussão
Ao hospedar um painel, é fundamental que os palestrantes possam se dirigir uns aos outros e ao mesmo tempo permanecer visíveis para o público. Muitas organizações organizam painéis de discussão com os palestrantes sentados em linha reta, de frente para o público. A maioria dos palestrantes passará a discussão voltada para um lado ou para o outro, em vez de encarar o público, porque essa formação torna muito difícil para eles se verem e ouvirem uns aos outros. Além disso, o moderador deve sentar-se de um lado ou de outro, dificultando a visualização de todos os palestrantes.
Coloque três mesas em forma de U para que os palestrantes possam conversar diretamente entre si e ainda assim ficarem visíveis para o público. Essa configuração também ajuda a deixar os palestrantes à vontade – eles sentirão que estão discutindo ou se reunindo, em vez de serem exibidos. Os participantes podem ver melhor o moderador, e o moderador pode andar livremente pelas mesas, ficar de lado ou até mesmo ficar no meio das mesas.
DICA PRO:
Se você tiver acesso à tecnologia certa, coloque uma câmera no centro das mesas e reproduza vídeo em tempo real em uma tela para que o público que está atrás possa ver as expressões faciais dos palestrantes.
Ter os móveis certos e um layout eficaz pode aumentar a funcionalidade e a sensação de qualquer espaço em que você esteja. Seguir essas dicas simples o ajudará a melhorar o atendimento e a tornar seus eventos mais bem-sucedidos do que nunca!
